اللائحة التنفيذية للهيئة القومية للبريد – القرار رقم 330 لسنة 2004
قرار وزير الإتصالات وتكنولوجيا المعلومات رقم 330 لسنة 2004
اللائحة التنفيذية للهيئة القومية للبريد
المادة 1 اصدار
يلغى العمل بالقرار الوزاري رقم 55 لسنة 1982 بإصدار اللائحة المالية للهيئة القومية للبريد.
المادة 2 اصدار
يعمل بأحكام اللائحة المالية للهيئة القومية للبريد المرافقة لهذا القرار.
المادة 3 اصدار
ينشر هذا القرار في الوقائع المصرية, ويعمل به من تاريخ نشره.
المادة 1
تسري أحكام هذه اللائحة في شأن إعداد الموازنة التخطيطية ومتابعة تنفيذها والصرف والتحصيل والضبط الداخلي للحسابات والمراجعة والتكاليف، كما تسري على جميع المعاملات المالية للهيئة وكل ما من شأنه المحافظة على أموالها وإحكام الرقابة الداخلية عليها والوفاء بالتزاماتها في مواعيد استحقاقها وذلك مع عدم الإخلال بأحكام قانون نظام البريد رقم 16 لسنة 1970 ولائحته التنفيذية والقانون رقم 19 لسنة 1982 بإنشاء الهيئة القومية للبريد.
المادة 2
تعتبر أحكام النظام المحاسبي الموحد وما تصدره اللجنة الفنية الدائمة للنظام من قرارات مكملاً لأحكام هذه اللائحة.
المادة 3
تبدأ السنة المالية للهيئة مع بداية السنة المالية للدولة وتنتهي بنهايتها.
المادة 4
تشكل بقرار من رئيس مجلس إدارة الهيئة لجنة من الشئون المالية برئاسة رئيس قطاع التوفير والشئون المالية تختص بتوحيد تفسير أحكام هذه اللائحة وتعرض هذه التفسيرات على مجلس الإدارة لإقرارها.
المادة 5
لرئيس مجلس الإدارة سلطة إصدار القرار المناسب فيما لم يرد بشأن نص خاص في هذه اللائحة, ويعمل به مؤقتاً لحين العرض على مجلس الإدارة لاعتماده.
المادة 6
يكون للهيئة حساب خاص أو أكثر بالبنك المركزي أو البنوك التجارية أو بنوك قطاع الأعمال العام تودع فيه أموالها (بالجنيه المصري والعملات الأجنبية ) سواء كانت جارية أو ودائع بما يحقق أعلى استفادة ممكنة للهيئة وبما يتواءم مع أنشطتها, وللهيئة تمويل احتياجاتها من تلك الحسابات وفقاً لما يقرره مجلس الإدارة.
المادة 7
يضع مجلس الإدارة القواعد المنظمة لأداء الخدمات والأعمال التي تجريها الهيئة للغير وغير مدرجة بموازنتها, ويجوز للهيئة تعيين العمالة اللازمة لتلك الخدمات والأعمال وصرف المبالغ المتعلقة بتكلفة أدائها وتنفيذها خصماً من مقابلها ويكون الصرف وفقاً لتلك القواعد, على أن يراعى تضمين الحسابات والقوائم الختامية للهيئة فائض تلك العمليات وذلك دون الحصول على أي ترخيص أو موافقات من أي جهة أخرى إعمالاً للقانون رقم 19 لسنة 1982 بإنشاء الهيئة القومية للبريد والذي حرر الهيئة من كافة القواعد والنظم الحكومية بمادته رقم (16).
المادة 8
يكون رئيس قطاع التوفير والشئون المالية ومديرو الإدارات المالية بالمناطق ومديرو الحسابات ووكلائهم – التابعين للهيئة – مسئولين عن تنفيذ ومراقبة تطبيق أحكام هذه اللائحة وجميع القرارات التنفيذية الخاصة بتلك الأحكام.
المادة 9
يرحل الفائض المحقق إلي حساب الفائض المرحل ويكون الصرف من هذا الفائض وفقاً للقواعد التي يقرها مجلس إدارة الهيئة ويخصص الفائض لتغطية العجز وتمويل الموازنة.
المادة 10
للهيئة الحق في الاشتراك فيما يلزمها من تليفونات المكاتب والاستراحات, ويجوز لرئيس مجلس إدارة الهيئة أن يقرر تحميل الهيئة بقيمة المكالمات الزائدة للتليفونات المركبة في منازل العاملين الذين تقتضي طبيعة عملهم كثرة الاتصالات التليفونية وذلك وفقاً للقواعد والنسب التي يقررها رئيس مجلس الإدارة.
المادة 11
يضع رئيس قطاع التوفير والشئون المالية نظاماً يكفل إمداد الهيئة بالمراجع العلمية والدوريات كالجريدة الرسمية والكتب العلمية وغيرها.
المادة 12
تضع الهيئة نظاماً يكفل التأمين على أموالها وممتلكاتها ضد جميع الأخطار طبقاً لقرار رئيس مجلس الوزراء رقم 229 لسنة 2003 وتعديلاته ويتم التأمين لدى صندوق التأمين ضد المخاطر وحوادث السرقة والاختلاس وخيانة الأمانة وخلافه أو لدى أي جهة تأمينية أخرى, على أن تتحمل الهيئة بقيمة أقساط التأمين.
المادة 13
يعتمد رئيس مجلس الإدارة القواعد المنظمة لتخصيص واستخدام سيارات الركوب للعاملين بالهيئة والخبراء الأجانب في انتقالاتهم بناء على عرض رئيس القطاع المختص.
المادة 14
لا يجوز مبيت سيارات الهيئة في غير الأماكن المخصصة لهذا الغرض إلا لأسباب يعتمدها رئيس مجلس الإدارة.
المادة 15
يتحمل السائقون بقيمة المخالفات المرورية إلا إذا كانت ناتجة عن أسباب خارجة عن إرادتهم ويختص رئيس قطاع التوفير والشئون المالية بوضع الضوابط المنظمة للإعفاء.
المادة 16
يعتمد رئيس مجلس الإدارة القواعد والتعليمات المنظمة لحفظ الوثائق والعقود والمستندات – وتحديد المسئولية عنها وإعداد صور معتمدة منها وتنظيم تداول صورها وتحديد المختصين بالتصريح بتداول أصولها لحين إعادتها للحفظ السليم بعد انتهاء الحاجة من تداولها وتأمين الأصول وصيانتها وتحديد مدد الحفظ لكل منها.
المادة 17
تستخدم حصيلة بيع أي أصل من أصول الهيئة أو التعويض عنه لإعادة أصول الهيئة إلى ما كانت عليه أو لشراء أصول جديدة.
المادة 18
يجب مراجعة جميع العقود التي تبرمها الهيئة مع الغير من الناحية القانونية والمالية وذلك قبل اعتمادها من السلطة المختصة وفقاً لأحكام قانون المناقصات والمزايدات ولائحته التنفيذية.
المادة 19
يضع مجلس إدارة الهيئة قواعد شغل المساكن التي تدبرها الهيئة للعاملين بها والتي تقتضي طبيعة عملهم أو ظروفهم ذلك على أن تسترد المساكن عند نقل العامل أو انتهاء خدمته.
المادة 20
يختص مجلس المديرين بتحديد فئات طوابع البريد التي تصدرها الهيئة وأنواعها في حدود التعريفات والأجور المقررة، وكذلك الطوابع ذات القيمة الإضافية في ضوء ما تقترحه لجنة الطوابع.
المادة 21
ينشر في الوقائع المصرية عن فقد الشيك إذا كانت قيمته تزيد عن ألف جنيه وتكون مصروفات النشر على حساب من فقد منه الشيك. وإذا كان من فقد منه الشيك هو صاحب الحق في صرفه أو مندوب الصرف أو من العاملين بالهيئة فعليه أن يقدم إقراراً بمسئوليته عما يترتب عليه من نتائج لفقد الشيك.
ويجوز لرئيس قطاع التوفير والشئون المالية بعد اتخاذ إجراءات إيقاف صرف الشيك الإعفاء من إجراءات النشر حسب كل حالة على حدة وفي ضوء ما تسفر عنه التحقيقات.
المادة 22
يتولى رئيس قطاع التوفير والشئون المالية إعداد مشروع الدورة المستندية للآتي:
- إذون الصرف 9 ع. ح.
- الحوالات الحكومية… وخلافه.
تكفل الحفاظ على حقوق الهيئة قبل الغير وتعتبر هذه الدورات مكملة لأحكام هذه اللائحة.
المادة 23
يضع مجلس إدارة الهيئة برنامجاً شاملاً يحدد الأهداف والسياسات الإستراتيجية للهيئة موزعة على سنوات التنفيذ ويشتمل البرنامج على المراحل التنفيذية وتكاليفها التقديرية وطرق تمويلها مع مراعاة الربط بخطة الدولة.
المادة 24
تعد الهيئة قبل بداية السنة المالية بوقت كاف موازناتها التخطيطية تترجم فيها السياسات والأهداف والبرامج التي يحددها مجلس الإدارة في إطار الخطة القومية للدولة.
المادة 25
تشكل بقرار من رئيس مجلس إدارة الهيئة لجنة رئيسية تختص بإعداد مشروع الموازنة التخطيطية للهيئة برئاسة رئيس قطاع التوفير والشئون المالية أو من ينوب عنه وعضوية المديرين المختصين وتنهي اللجنة أعمالها في الموعد الذي يحدده القرار.
المادة 26
يعد كل قطاع في حدود اختصاصه وفي ضوء السياسة العامة للهيئة ومؤشرات مشروع الموازنة التخطيطية مقترحات برامج العمل مع توضيح أسس التقدير الواردة بهذه المقترحات وتعرض على اللجنة الرئيسية في المواعيد المقررة لذلك.
المادة 27
تتولى اللجنة الرئيسية دراسة مقترحات القطاعات وإعداد مشروع الموازنة التخطيطية للهيئة طبقاً للتقسيم النمطي للهيئات الاقتصادية مع اقتراح توزيع اعتمادات الموازنة التخطيطية الجارية إلى موازنات فرعية للمناطق.
المادة 28
يتولى رئيس قطاع التوفير والشئون المالية عرض مشروع الموازنة التخطيطية على مجلس المديرين.
المادة 29
يتولى رئيس مجلس الإدارة إحالة مشروع الموازنة التخطيطية إلى مجلس الإدارة لإقراره، كما يتولى تقديم المشروع بعد إقراره من المجلس إلى الجهات المختصة.
المادة 30
المادة 31
تعامل موازنة الهيئة كوحدة واحدة على مستوى الهيئة مع الالتزام بقواعد تنفيذ التأشيرات العامة للموازنة وتمسك دفاتر ارتباطات بإدارة الميزانية والتكاليف بالإدارة العامة للشئون المالية موضح بها قيمة الاعتمادات الإجمالية وتوزيعها على مناطق الهيئة وفروعها، ولا يجوز الصرف إلا في حدود الاعتمادات المدرجة بالموازنة ويرعى قبل الصرف أو إبرام أي عقد أو اتفاق الحصول على إقرار بجواز الخصم على بند الموازنة المختص.
المادة 32
يجوز ترحيل الاعتمادات المتبقية دون صرف بالموازنة الاستثمارية خلال السنة المالية الجارية إلى موازنة السنة المالية التالية لاستخدامها في الأغراض التي سبق أن خصصت لها مع إخطار وزارة التخطيط.
المادة 33
يجوز البدء في إجراءات التعاقد بشأن التوريدات والخدمات قبل بداية السنة المالية التي سيتم فيها التنفيذ أو التوريد وذلك في حدود الاعتمادات المدرجة لهذا الغرض في مشروع موازنة السنة المالية المختصة.
المادة 34
لرئيس قطاع التوفير والشئون المالية صلاحية التأمين على حياة الخبراء الأجانب المستقدمين للهيئة في أعمال رسمية بشرط النص على ذلك في بروتوكولات استقدامهم من بلادهم.
المادة 35
يعتمد رئيس قطاع التوفير والشئون المالية مصروفات العلاقات العامة والضيافة وإقامة الحفلات والنشاط الاجتماعي والرياضي وذلك في حدود الاعتمادات المخصصة لهذه الأغراض بموازنة الهيئة.
المادة 36
يتم تحصيل الديون المستحقة للهيئة قبل العاملين بها فوراً، ومع ذلك يجوز تقسيط هذه الديون وفقاً للضوابط والقرارات التي يصدرها رئيس مجلس الإدارة في هذا الشأن بناء على عرض السيد رئيس قطاع التوفير والشئون المالية لكل حالة على حدة.
المادة 37
لا يجوز التنازل عن المبالغ التي يتعذر تحصيلها إلا بعد اتخاذ جميع الإجراءات القانونية اللازمة لذلك مع عدم إخلاء مسئولية من يتسبب في تعذر حصول الهيئة على مستحقاتها قبل الغير.
وفي حالة تعذر التحصيل أو استحالته يجوز التجاوز عن تحصيل قيمة الدين واعتباره ديناً معدوماً بقرار من رئيس مجلس الإدارة بناء على عرض السيد رئيس قطاع التوفير والشئون المالية فيما لا يتجاوز 5000 جنيه لكل حالة على حدة وما زاد عن ذلك بقرار من مجلس الإدارة.
المادة 38
يجوز تجاوز أي بند من بنود الموازنة مقابل وفر كاف في بند مرخص باستخدام وفوراته بموافقة رئيس مجلس الإدارة بناء على عرض رئيس قطاع التوفير والشئون المالية بشرط ألا يجاوز ذلك اعتمادات الموازنة الجارية.
المادة 39
لرئيس مجلس الإدارة الترخيص بالخصم بالمصروفات المعتمدة المتعلقة بسنة مالية سابقة على اعتمادات الموازنة عن سنة مالية تالية بشرط إرفاق مذكرة بأسباب تأخير الصرف على موازنة السنة المالية المختصة ومساءلة الموظف المختص إذا كان تأخير الصرف ناشئاً عن إهمال أو عمد.
المادة 40
يجوز لرئيس قطاع التوفير والشئون المالية التصريح بصرف مبالغ بمستندات بدل فاقد بشرط التحقق من فقد المستندات الأصلية وتحديد المسئولية في ذلك والتأكد من عدم سابقة الصرف ويرفق تقرير بنتيجة التحقيق مع تقديم ما يفيد توريد السلع أو الخدمات محل المستندات.
المادة 41
يرخص رئيس القطاع المختص أو المدير العام بإنشاء سلفة مستديمة عهدة أحد العاملين بما تقتضيه حاجة العمل ويخصم بقيمتها على حسابات جارية شخصية تفتح في الدفاتر بأسماء من تكون في عهدتهم هذه السلف ويخصم على البنود المختصة بالميزانية بقيمة المنصرف من السلفة كلما قاربت النفاذ وتحدد قيمة السلفة المستديمة بصفة نهائية بعد مضي ستة شهور من تاريخ صرفها لأول مرة طبقاً لمتوسط المنصرف الشهري مضافاً إليه (50%) وإذا زاد متوسط المنصرف الشهري من السلفة مضافاً إليه (50%) على قيمة السلفة المرخص بها فيجب الحصول على ترخيص بالزيادة من السلطة التي رخصت لصرف السلفة المستديمة.
ويصرف من السلفة المستديمة جميع المبالغ التي لا تزيد عن مائتي جنيه بما في ذلك بدل السفر، ولا يجوز الصرف منها على الأجور وما في حكمها.
وفي جميع الأحوال يجب التأمين على جميع من تصرف لهم سلفة مستديمة ضد السرقة وخيانة الأمانة ويجب جرد هذه السلفة مرة على الأقل كل شهر جرداً فجائياً وتخفيض قيمتها فوراً إذا اتضح أنها تزيد عن حاجة الصرف مع جواز زيادة قيمتها إذا تبين أنها تقل عن حاجة الصرف.
المادة 42
يرخص بسلفة مؤقتة للأغراض العاجلة التي يتعذر فيها إجراء الصرف بطرق التعاقد المعتادة. أو على ذمة بدل السفر بشرط توافر اعتماد في الموازنة يسمح بتسويتها وتحدد قيمة السلفة وفقاً لدراسة دقيقة للأعمال أو المشتريات المطلوبة على ألا تجاوز المدة المحددة لتسويتها شهرين من تاريخ سحب إذن الصرف بالسلفة ويكون الترخيص بالسلفة المؤقتة في الحدود التي يقررها بموافقة رئيس مجلس الإدارة بناء على عرض رئيس قطاع التوفير والشئون المالية وعلى إدارات الحسابات مسك دفاتر لمتابعة ما يصرف من السلفة المؤقتة.
المادة 43
يراعى في جميع الأحوال تسوية السلفة المستديمة والمؤقتة في مواعيدها وقبل نهاية السنة المالية، ولا يجوز التأخير في إتمام إجراءات التسوية دون عذر تقبله السلطة المختصة التي صرحت بالصرف وإلا وجب اتخاذ الإجراءات اللازمة ضد المتسبب في التأخير مع تحمله فوائد تأخير معادلة لسعر الفائدة الساري لدى البنك المركزي، ويجوز للسلطة التي وافقت على الترخيص بالسلفة إعفاء المتسبب من تحمل هذه الفوائد إذا ثبت أن هذا التأخير كان لعذر قهري.
المادة 44
يتم الترخيص بالصرف بدون مستندات على حساب المصروفات الخدمية المتنوعة في الحالات التي تقتضيها طبيعة المنصرف والغرض من الصرف ووفقاً للضوابط التي يصدر بتحديدها قرار من رئيس مجلس الإدارة بناء على عرض رئيس قطاع التوفير والشئون المالية.
المادة 45
لمديري العموم أو مديري المناطق البريدية إبداء الرأي النهائي واعتماد رد المبالغ المطالب بها من قبل العملاء والمستحقين الخاصة بالمبالغ النقدية التي تظهر زيادة بالمكاتب البريدية على ضوء التحقيقات التي تمت بالمنطقة وإرسال كافة الأوراق والمستندات للوحدة الحسابية المختصة لإجراء الصرف.
المادة 46
لرئيس مجلس الإدارة السلطات المالية الآتية:
1- الترخيص يتجاوز اعتماد مشروع مدرج بالموازنة الاستثمارية مقابل خفض مساو في اعتمادات مشروعات أخرى مدرج بها وبشرط عدم تجاوز الاعتماد الكلي للموازنة الاستثمارية وإخطار الجهات المختصة.
2- الدعاية لنشاط الهيئة بكافة وسائل الدعاية وفقا لخطة معدة لهذه الأغراض وفي حدود الاعتمادات المدرجة بالموازنة.
3- الترخيص بالاشتراك في أي جريدة أو مجلة مصرية أو أجنبية بشرط أن تكون متصلة بنشاط الهيئة وأعمالها وفي حدود الاعتمادات المدرجة بالموازنة.
4- الترخيص بالاشتراك في الاتحادات الدولية بشرط أن تكون مرتبطة بأنشطة الهيئة مع إخطار الجهات المختصة.
المادة 47
يمتنع على العاملين المنوط بهم مسك سجلات الارتباطات (مندوبي وزارة المالية) التأشير أو الإقرار بالارتباط في الحالتين التاليتين:
(أ) عدم كفاية رصيد البند المختص.
(ب) عدم اتفاق البند المطلوب الارتباط عليه مع الغرض من الصرف المطلوب الارتباط به.
المادة 48
يجب على مديري الحسابات أو وكلاؤهم من العاملين بالهيئة الامتناع على كل أمر بصرف مبلغ إذا لم يكن هناك اعتماد أصلا أو إذا طلب الخصم على اعتماد غير مخصص لهذا الغرض أو إذا ترتب على تنفيذ الصرف تجاوز الاعتمادات المخصصة بالموازنة الجارية.
المادة 49
إذا تلقى مديرو أو رؤساء أو وكلاء الحسابات قرارات للتنفيذ من المديرين الماليين أو الإداريين ورأوا فيها ما يخالف التعليمات الواجب مراعاتها وجب عليه أن يلفتوا نظرهم كتابة إلى وجه المخالفة قبل تنفيذ الصرف أو التسوية وإلا كانوا هم مسئولين عن المخالفة فإذا أمر أحد هؤلاء الرؤساء بالتنفيذ بالرغم من التنبيه كتابة إلى المخالفة تكون المسئولية على مصدر الأمر.
المادة 50
يكون الصرف بشيكات أو أذون صرف أو أوامر دفع ويجوز أن يكون الصرف نقدا أو بإحدى طرق الوفاء الأخرى ويجب قبل الصرف استيفاء جميع المستندات التي تؤيد صحة جميع المدفوعات والتأكد من عدم سابقة الصرف وأن كافة المدفوعات المقدمة يقابلها ضمان كاف باستثناء ما ورد بالمادة رقم (44) من هذه اللائحة.
المادة 51
يعتمد رئيس قطاع التوفير والشئون المالية أو من ينيبه الوظائف التي يجوز لشاغليها طلب دفاتر شيكات وكذا الأشخاص المخول لهم التوقيع على الشيكات أو أذون الصرف أو أوامر الدفع توقيع أول وثان وفي جميع الأحوال يجب وجود توقيعين عليها ويكون المختصون بالتوقيع مسئولين عن صحة الصرف.
ويضع رئيس قطاع التوفير والشئون المالية أو من ينيبه نظاما يكفل إخطار الجهات المختصة بالتوقيعات الأول والثاني ويتضمن هذا النظام على الأخص ما يلي:
(أ) نماذج من التوقيعات المعتمدة.
(ب) التعديلات بالإضافة والحذف مع بيان تواريخ سريانه.
المادة 52
يجب مراعاة الدقة والاهتمام عند القيد بالمجموعة الدفترية المنوه عنها بهذه اللائحة وأن تخلو من المحو والكشط والتحشير ويراعى في التصحيحات التي تجرى في الدفاتر أن تكون باللون الأحمر وأن يوقع عليها من الموظف المسئول مع إثبات تاريخ التصحيح تحت التوقيع ولا تترك أسطر أو صفحات خالية من الدفاتر ولا يمسك الدفتر سوى الشخص المعهود به إليه وفي حالة غيابه يمسكه من يكلف رسميا بالقيام بعمله.
كما يجب استخدام القلم الجاف الأزرق أو الأسود في إعداد المستند وقيده.
المادة 53
يجب العناية بحفظ المستندات والدفاتر المدة المقررة طبقا لنصوص لائحة الحفظ الخاصة بالهيئة. على ألا يتم استخراج أي مستند مالي من غرفة الحفظ إلا بتصريح من رئيس قطاع التوفير والشئون المالية أو من ينيبه.
المادة 54
يراعى عند نشر الإعلانات في الصحف ذكر البيانات الضرورية مع مراعاة إدماج المناقصات والممارسات والمزايدات ذات النوع الواحد وخلال فترة زمنية متقاربة في إعلان واحد.
كما يجب مراجعة فواتير الصحف قبل صرف قيمتها.
ويمتنع نشر التهاني أو التعازي خصما على بنود موازنة الهيئة إلا في حالات الضرورة.
المادة 55
الدفاتر ذات القيمة هي:
(أ) دفاتر الشيكات.
(ب) دفاتر أذون الصرف وأوامر الدفع.
(جـ) كافة الدفاتر البريدية ذات المجموعات.
ويصدر رئيس قطاع الشئون المالية القواعد الخاصة بصرف تلك الدفاتر والمستندات ذات القيمة وأسلوب استخدامها وتداولها والرقابة عليها سواء خلال مدة استعمالها أو بعد انتهائها ويجب في جميع الأحوال مراعاة التسلسل الرقمي عند الاستخدام وعدم نزع أو تمزيق أي من محتوياتها عند إجراء التصويب أو التصحيح أو الإلغاء بل يتم التأشير على الصفحة أو الورقة المطلوب إلغاؤها مع بقائها بالدفتر, كما يحظر استخدام أكثر من دفتر في توقيت واحد بمعرفة مندوب أو مسئول واحد ويجب مراعاة الدقة والعناية في تحرير وملء بيانات تلك الدفاتر وأن يستخدم في ذلك القلم الجاف الأسود أو الأزرق كما يجب تحرير إخطارات الأذون والشيكات بذات العناية وتصديرها في ذات يوم تصدير الشيكات والأذون.
المادة 56
(أ) خطابات الضمان الصادرة لصالح الهيئة عن التأمينات المؤقتة والنهائية ومقابل الدفعات المقدمة يجب أن تكون صادرة من البنوك المرخص لها بذلك – فإذا كانت صادرة من بنوك أجنبية فيجب أن يكون مصدقا عليها من أحد البنوك المصرية المعتمدة بحيث تكون غير مشروطة وسارية المفعول وقابلة للامتداد.
ولا يجوز الحجز بمعرفة الغير على خطابات الضمان عن التأمينات المؤقتة أو النهائية أو ضمانات الدفعة المقدمة ويتم بتكليف من رئيس قطاع الشئون المالية إجراء جرد مفاجيء لخطابات الضمان لدى صاحب العهدة, ويعد محضر بذلك كما يتم إجراء جرد في نهاية العام ويتم إعداد بيان كامل بهذه الضمانات يقدم لإدارة الحسابات.
(ب) من حق الهيئة إصدار خطابات ضمان عن التأمينات المؤقتة والنهائية ومقابل الدفعات المقدمة بالعملات المحلية والأجنبية عندما تقتضي حاجة العمل ذلك ويجب أن تكون صادرة من البنوك المرخص لها بذلك, فإذا كانت صادرة من بنوك أجنبية فيجب أن يكون مصدقا عليها من أحد البنوك المصرية المعتمدة وبحيث تكون غير مشروطة وسارية المفعول وقابلة للامتداد ويكون سحب هذه الخطابات على حسابات الهيئة لدى البنك المركزي والبنوك التجارية.
(جـ) يجب أن تكون خطابات الضمان عهدة موظف مسئول يقوم بمراجعتها والتحقق من صلاحيتها من حيث مدة سريانها وتجديدها في الوقت المناسب وعدم اقترانها بأي شرط وردها لصاحب الشأن بعد انتهاء الغرض منها ويفرد لذلك سجل خاص بقسمي الحسابات والمراجعة بالجهة المعنية يثبت به جميع خطابات الضمان وبياناتها وما اتخذ بشأنها أولا بأول.
ويعتبر صاحب العهدة مسئولا مسئولية شخصية عما يترتب على ذلك من خسارة على الهيئة علاوة على الجزاءات الإدارية.
المادة 57
لا يجوز أن تتجاوز مصاريف الانتقال للعاملين في الهيئة التكاليف الفعلية التي يتحملونها.
المادة 58
تتحمل الهيئة على بنود مصروفاتها بقيمة التلغرافات والتلكسات والفاكسات المحلية والدولية ومكالمات الترنك والنداء الآلي والمكالمات المحلية والدولية والتليفون المحمول في حالة الترخيص باستخدامه من السلطة المختصة بشرط أن تكون جميعها متعلقة بأعمال الهيئة ونشاطها وتيسير أعمالها.
ويتحمل الشخص المستخدم بقيمة هذه الخدمات إذا ثبت أنها كانت ذات صفة شخصية أو غير ضرورية مضافا إليها (20%) مصروفات إدارية فضلا عما يوقع عليه من جزاء إداري.
المادة 59
تتحمل الهيئة بقيمة تلغرافات التهاني والمواساة المرسلة للعاملين أو للشخصيات الهامة بالدولة باسم رئيس مجلس الإدارة أو نوابه بصفتهم الشخصية.
المادة 60
لائحة شئون العاملين جزءا متمما للقواعد الواردة بهذا الفصل فيما يتعلق بالنواحي المالية الواردة بها.
المادة 61
يراعى صرف الأجور للعاملين في اليوم الأول من الشهر التالي أو في المواعيد التي تحدد بقرارات خاصة. ويراعى إرسال شيكات الأجور المحولة على البنوك مع كشوف الأجور الخاصة بها إلى البنوك.
المادة 62
تقوم الإدارة المختصة بإعداد مرتبات العاملين بشئون العاملين كل شهر بإعداد كشوف تتضمن الآتي:
(أ) أسماء ووظائف جميع العاملين بالخدمة بما في ذلك القائمين بإجازات اعتيادية أو مرضية بأجر أو جزء من الأجر مع إعطاء رقم كودي لكل عامل في فئته الوظيفية ولا يتغير ولا يستخدم لغيره.
(ب) الأجر الأساسي والمستحقات الأخرى المرتبطة بالوظيفة والاستقطاعات والصافي.
المادة 63
يجب أن يقسم كشف الأجور طبقا لمراكز التكاليف الرئيسية والفرعية وطبقا للرقم الكودي للوحدة منسوبا للتقسيمات الادارية المعتمدة بالهيكل التنظيمي للهيئة.
المادة 64
يعد كشف مستقل بأجور العاملين المنتدبين للعمل في جهات خارجية والذين تتحمل الهيئة بأعبائهم.
المادة 65
إذا كان الأجر أو المرتب لا يستحق إلا عن جزء من الشهر يجب توضيح عدد الأيام المستحق عنها الأجر أو المرتب وتحسب القيمة على أساس أن عدد أيام الشهر 30 يوما في كل الحالات.
المادة 66
يتم حساب الأجور شهريا على أن يتم تسوية أية فروق تؤثر على استحقاق الأجر في الشهر التالي فيما عدا ما يكون ناشئا عن الوفاة أو الفصل أو انتهاء الخدمة لأي سبب قانوني فيجب أخذه في الاعتبار فور حدوثه.
المادة 67
لا يجوز إجراء خصم أو توقيع حجز على المبالغ الواجبة لأداء من الهيئة والمستحقة للعاملين بها إلا فيما لا يجاوز ربع المرتب شاملا الأجور المتغيرة بعد الاستقطاعات, وفي حالة النفقة يطبق القانون رقم 1 لسنة 2000
المادة 68
على الإدارة المختصة بشئون العاملين إرسال كشوف المرتبات المستحقة للوحدات الحسابية في موعد أقصاه نهاية عمل يوم 15 من الشهر الجاري, وعلى مدير شئون العاملين أو من ينيبه الإقرار على كشوف المرتبات بأن العاملين المدرجة أسماؤهم في تلك الكشوف ما زالوا في خدمة الهيئة ولهم الحق في استلام مرتباتهم على أن ترفق بالكشوف صور معتمدة من القرارات التنفيذية الصادرة بشأن الاستقطاعات وكافة ما طرأ على المرتبات والأجور من زيادة أو نقص.
المادة 69
تمسك إدارة الحسابات سجلا للأجور والمرتبات بخلاف السجلات المعمول بها بشئون العاملين تتضمن جميع أسماء العاملين وفئاتهم الوظيفية ومرتباتهم الأساسية والشاملة لمراجعة البيانات الواردة من شئون العاملين شهريا, وفي حالة تغير الأجر أو المرتب يؤشر بذلك في هذا السجل بقيمة التغير مع توضيح القرار الصادر بذلك وتاريخه.
المادة 70
يستخرج شيك أو إذن صرف بصافي الأجور والمرتبات, كما تسدد بأذون صرف أو شيكات الاستقطاعات المستحقة للهيئة القومية للتأمين والمعاشات ومستحقات مصلحة الضرائب وشركات التأمين والنقابات والنوادي وغيرها بشيكات منفصلة – كل على حدة في المواعيد المحددة وبعد المراجعة على الدفاتر المختصة.
المادة 71
بمجرد سحب الشيكات أو الأذون يؤشر على الكشوف بأرقام وتواريخ تلك الشيكات أو الأذون المسحوبة.
المادة 72
لكل عامل الحق في طلب تحويل صافي استحقاقاته عن الأجر على أحد البنوك أو وقف هذا التحويل بشرط ورود موافقة البنك على التحويل أو الإيقاف مع تحديد البنك الواجب تحويل المرتب إليه.
المادة 73
يسلم الشيك أو إذن الصرف إلى مندوب الصرف قبل نهاية الشهر بثلاثة أيام على الأقل حتى تتاح له فرصة لإعداد المظاريف اللازمة لصرف المبالغ المستحقة ويجب أن يكون العامل المكلف بالصرف من المشهود لهم بالأمانة والنزاهة وتتوافر فيه شروط الضمان المنصوص عليها في هذه اللائحة.
المادة 74
يتم توريد ما لم يتم صرفه من الأجور وما في حكمها إلى خزينة الهيئة بعد 15 يوماً من تاريخ صرف الشيك أو الإذن ويرفق إيصال التوريد والتوكيلات بالكشوف وتعلى لحساب الأجور المستحقة، وكذلك الحال بالنسبة لأجور العاملين الموقوفين عن العمل، كما تعاد مستندات الصرف إلى إدارة الحسابات في موعد أقصاه 20 يوماً من تاريخ الصرف بعد الإقرار عليها بما يفيد استلام كل ذي حق حقه.
المادة 75
لا تصرف الأجور المعلاة بحساب الأجور المستحقة بالمادة السابقة إلا بناء على طلب يقدم من صاحب الحق إلى إدارة شئون العاملين التي تقوم بفحصه وتحديد مدى أحقيته وفي حالة الاقتناع بالأحقية تعد استمارة الصرف اللازمة ويرفق بها أصل الطلب وإقرار بالأحقية وترسل إلى إدارة الحسابات لاتخاذ إجراءات الصرف بعد التحقق من صحة الإجراءات المطلوبة، ويسقط الحق في المبالغ التي مضى على استحقاقها خمس سنوات دون المطالبة بها.
المادة 76
على إدارة الحسابات مراعاة الآتي:
1- اتخاذ إجراءات متابعة ورود تلك الكشوف في مواعيدها المحددة واتخاذ ما يلزم من إجراءات في حالة التأخير.
2- مراجعة تلك الكشوف ومرفقاتها من مستندات وإيصالات توريد للمبالغ التي لم تصرف لأربابها.
3- التأكد من أن جميع العامين وقعوا على الكشوف بما يفيد صرف مستحقاتهم وأن المبالغ التي لم تصرف وردت إلى الخزينة المختصة في الموعد المحدد.
المادة 77
لا يجوز لمندوب الصرف توكيل أي عامل آخر في صرف الشيكات والأذون باسمه أو قيامه بعملية الصرف للمستحقين نيابة عنه.
المادة 78
يجب على مندوب الصرف ورئيس الخزينة أن يقر في ذيل الكشوف أن المستحقين الواردة أسماؤهم بها صرفت لهم مستحقاتهم بمعرفته شخصياً، ووقعوا أمامه بما يفيد ذلك بعد التأكد من شخصياتهم.
المادة 79
يجب تسليم أذون الصرف والشيكات عن طريق قسم الأرشيف ولا يجوز التسليم عن طريق إدارة الحسابات.
المادة 80
في حالة نقل العامل تخطر الجهة المنقول منها العامل الجهة المنقول إليها العامل بآخر يوم صرفت عنه ماهية هذا العامل.
المادة 81
يجوز صرف الأجور والمرتبات وما في حكمها بموجب توكيل إداري معتمد لكل استحقاق، كما يجوز التوكيل في صرف النفقة أو التنازل عنها بموجب توكيل رسمي موثق بالشهر العقاري ويحظر التنازل عن النفقة المستحقة للقصر.
المادة 82
لا يجوز توقيع الحجز على بدل السفر أو مصروفات الانتقال أو مرتب النقل.
المادة 83
إذا توفى العامل وهو في الخدمة تقوم الهيئة بصرف ما يعادل أجر ثلاثة شهور كاملة لمواجهة نفقات الجنازة بحد أدنى مائة جنيه ويتم الصرف للأرامل أو الأرملة أو أرشد الأبناء وفي حالة عدم وجودهم يتم الصرف لأي شخص يقدم ما يثبت أنه قام بمصاريف الجنازة.
المادة 84
إذا توفى العامل وهو في الخدمة تتحمل الهيئة مصاريف نقل جثمانه من الجهة التي يعمل بها إلى الجهة التي ترغب أسرته دفنه فيها ولأفراد عائلة العامل الذين كانوا يقيمون معه وكان يعولهم ويضطرون إلى تغيير محل إقامتهم المعتاد بسبب وفاته الحق في نفس مصاريف الانتقال ومرتب النقل الذي كان يستحقه عند انتهاء خدمته.
المادة 85
تتحمل الهيئة مصروفات نقل جثث من يتوفى من زوجات وأولاد العاملين كما تتحمل مصروفات التحنيط وصندوق الزنك وأتعاب الطبيب.
المادة 86
يجب عمل نموذج يوقع فيه العاملون المؤقتون بالحضور والانصراف يعتمد من الرئاسة المختصة ويحال إلي إدارة شئون العاملين بعد ذلك لإعداد كشوف الصرف محددا بها عدد الأيام وفئة التعيين.
المادة 87
على إدارات الحسابات عدم صرف أجر العامل المؤقت إلا بعد التحقق من وجود قرار بتعيينه محددا به فئة التعيين ووجود إقرار من رئاسته المختصة بأنه قام بالعمل في هذه المدة.
المادة 88
يجب على كل عامل أن يوقع على كشف الصرف بالاسم لا بالفورمة بحيث يكون التوقيع واضحاً وإذا كان العامل لا يستطيع التوقيع لأي سبب تؤخذ بصمته بما يفيد استلام أجره ويقر الصراف بأنه تم أخذ البصمة بمعرفته وتحت كامل مسئوليته.
المادة 89
تتم الرقابة المالية بواسطة:
1- مندوبي وزارة المالية والذين يتولون مسك سجل الارتباطات للتأكد من سماح البند.
2- مديري ورؤساء الحسابات – التابعين للهيئة – بالنسبة للرقابة قبل الصرف على حسابات الهيئة وفروعها طبقاً للقواعد واللوائح المطبقة بالهيئة.
3- المفتشين الحسابيين الذين يصدر بتحديدهم قرار من رئيس مجلس الإدارة للتحقق من سلامة استغلال الهيئة لأموالها وإتباع الإجراءات المختلفة للقوانين والنظم واللوائح والتعليمات وإجراء الجرد الفوري والمفاجئ من وقت لآخر.
4- الجهاز المركزي للمحاسبات.
المادة 90
على جميع المسئولين بإدارات ومناطق وقطاعات الهيئة فور العلم بأي حادثة من حوادث السرقة أو الاختلاس أو الإهمال أو غيرها والتي يترتب عليها ضياع أموال الهيئة المبادرة بالتحفظ على المستندات وإخطار الإدارة العامة للتفتيش بالحادث وما اتخذ حياله من إجراءات ولها أن تجري التحقيق المبدئي والفحص الفوري للحادث وتقديم تقرير مبدئي لرئيس مجلس الإدارة بنتيجة الفحص موضحاً به الأموال والممتلكات المختلسة أو المفقودة مع تحديد المسئولية حيالهم مع إخطار الإدارة العامة للشئون القانونية بصورة من هذا التقرير.
المادة 91
تشكل عند الضرورة بناء على تقرير مبدئي لجنة لفحص أعمال المسئولين عن الحوادث الواردة بالمادة السابقة وتكلف اللجنة بالأعمال الآتية:
(أ) تحديد المسئولين عن وقوع الحادث مع فحص أعمالهم من تاريخ اكتشاف الحادث وحتى التاريخ الذي ثبت أنه بدأ فيه التلاعب أو الاختلاس.
(ب) دراسة الطرق التي اتبعت في ارتكاب الحادث والأسباب التي سهلت وقوعه.
(ج) اقتراح الوسائل والاحتياطيات اللازمة لتلافي وقوع مثل هذه الحوادث مستقبلاً.
(د) إبعاد من تقع عليه المسئولية عن الأعمال المالية طبقاً لقواعد الإبعاد عن الأعمال المالية ووضعه تحت إدارة مباشرة لحين الانتهاء من التحقيق بمعرفة الجهات المختصة.
(هـ) على المنطقة أو الإدارة التي وقع بها الحادث إبلاغ صندوق التأمين ضد المخاطر البريدية أو الجهة المؤمن لديها بالحادث فوراً وبحد أقصى خمسة أيام من تاريخ اكتشافه وإرسال صورة من تقرير لجنة الفحص مشفوعة بصورة محاضر التحقيق التي تمت عن الحادث.
(و) يتم إبلاغ الجهاز المركزي للمحاسبات والنيابة الإدارية بجميع جرائم الاختلاسات والسرقة والإهمال في نفس يوم اكتشاف الواقعة.
المادة 92
تمسك كل منطقة أو إدارة سجلاً لقيد حوادث الاختلاس والسرقات والإهمال تثبت به كافة البيانات اللازمة أولاً بأول وبالتفصيل الوافي مع إخطار الإدارة العامة للشئون المالية لتراقب مركزياً حركة السداد والمتحصل وكافة الإجراءات الأخرى وفي جميع الأحوال يتولى صندوق التأمين ضد المخاطر البريدية سداد قيمة المخاطر فوراً.
المادة 93
إحكاماً للرقابة المالية والضبط الداخلي يراعى الآتي:
(أ) يكون كل رئيس مباشر مسئولاً عن تنفيذ نظام الرقابة في نطاق اختصاصه.
(ب) لا يجوز الصرف أو الارتباط على أي بند من بنود الموازنة إلا عن طريق الإدارات المالية.
(ج) تخضع الخزن ومخازن الطوابع للمراجعة والجرد الدوري والمفاجئ ويكون الجرد شاملاً محتوياتها والمستندات ذات القيمة بها وتعتبر جميع محتويات الخزائن ملكاً للهيئة ويتم الجرد مرة على الأقل كل شهر.
(د) إذا ظهر عجز في الخزن يجب تكليف الصراف بتسديده في الحال واتخاذ الإجراءات القانونية وتوقيع العقوبات التأديبية إذا اقتضى الحال ذلك وإذا لم يسدد العجز في خلال 24 ساعة على الأكثر فيوقف الصراف عن أعمال وظيفته وتتخذ ضده الإجراءات اللازمة.
(هـ) الالتزام بالتأمين على أصحاب العهد مهما كان نوعها ومهما كانت مدة خدمة أصحابها.
(و) توزيع العمل بين العاملين بالإدارة المالية بما يكفل إحكام الرقابة المالية والضبط الداخلي.
(ز) اختيار العاملين بالقائمين بالأعمال المالية والمخزنية والنقدية من العاملين المشهود لهم بحسن السير والسلوك والسمعة مع استبعاد من تحوم حولهم الشبهات فوراً.
(ح) تزويد الأجهزة الرقابية الداخلية بمفتشين ذوي خبرة وسمعة حسنة.
(ط) ضرورة إجراء حركة تنقلات بين الأمناء والعاملين بالمخازن والخزن ومديري ووكلاء الإدارات المالية والعاملين بها كلما اقتضى الأمر ذلك.
(ي) الاهتمام بغرف حفظ المستندات وصلاحية أماكن الحفظ مع توافر وسائل الأمن والحراسة.
(ك) تنفيذ القوانين واللوائح والتعليمات التي تنظم العمل بالهيئة.
المادة 94
يحظر على من لهم سلطة اعتماد الصرف طبقاً للسلطات المالية أن يأمر بالصرف لنفسه أو لمن يعلوه سلطة .. كما يحظر عليهم التوقيع على الشيك أو إذن الصرف إذا كان الشيك أو الإذن باسمهم الشخصي.
المادة 95
يضع مدير عام الشئون المالية أو من له اختصاصه نظاماً يكفل حصول الهيئة على مصادقات من مدينيها ودائنيها على أرصدة حساباتهم دورياً أو كلما استلزم الأمر ذلك.
المادة 96
تمسك الهيئة مجموعة من الدفاتر والسجلات الرئيسية والتي تتوافق مع أنشطتها وعلى الأخص دفتري اليومية العامة والأستاذ العام. فضلاً عن مجموعة مساعدة وتحليلية من الدفاتر والسجلات التي تظهر بوضوح الحركة التفصيلية لكافة الحسابات التي يتضمنها دفترا اليومية العامة والأستاذ العام على أن يتم القيد والتسجيل والترحيل والتبويب والعرض بما يتفق وأحكام النظام المحاسبي الموحد والمعايير المحاسبية الصادرة كإطار مكمل للنظام المحاسبي ووفقاً للقوانين والقواعد والتعليمات السارية في هذا الشأن وبما يحقق الرقابة والضبط الداخلي في كافة المراحل بدءاً من مرحلة القيد وانتهاءً بمرحلة تبويب وعرض البيانات المالية بالقوائم المالية المختلفة.
المادة 97
يحدد رئيس قطاع التوفير والشئون المالية المجموعة الدفترية تفصيلاً وما تحويه من حسابات وبيانات ومراحل إعداد القيود والتسويات وإثباتها وترحيلها وتبويبها وعرضها بالقوائم وما قد يراه مناسباً من نماذج مخصصة لتدوين وإثبات وتفريغ البيانات بها بعد اعتمادها من رئيس مجلس الإدارة.
المادة 98
يراعى عند إثبات العمليات المالية بالحسابات والسجلات والدفاتر ما يلي:
(أ) ضرورة تأييد كل قيد دفتري بمستندات أصلية معتمدة من السلطة المختصة ترفق بمستندات القيد.
(ب) إعداد موازين المراجعة اليومية والشهرية وإجراء المطابقة بين الحسابات.
(ج) الفصل بين حسابات المصروفات الجارية وحسابات المصروفات الاستثمارية.
(د) تطبيق مبدأ الاستحقاق بتحميل كل فترة مالية بالمصروفات والإيرادات التي تخصها بغض النظر عن الدفع أو التحصيل.
(هـ) إثبات مستحقات الهيئة لدى الغير وتضمينها الحساب الشهري الذي يرد إلى الإدارة العامة للشئون المالية من المناطق البريدية في موعد أقصاه اليوم الخامس عشر من الشهر التالي لشهر الحساب.
(و) تعتبر السجلات الممسوكة بمناطق الهيئة بمثابة مجموعة دفترية مساعدة بغرض إعداد البيانات الدورية المجمعة وإثباتها بالحسابات المركزية (اليومية العامة والأستاذ العام).
المادة 99
يجب أن يحقق نظام التكاليف الممسوك بالهيئة أهم الأهداف الآتية:
(أ) تبويب عناصر التكاليف نوعياً ووظيفياً بما يحقق أغراض التكاليف في التحليل وتوفير البيانات واستخراج النتائج وتقييم الأداء.
(ب) قياس تكلفة الخدمات والإنتاج على مستوى المناطق وإجراء المقارنات بين التكاليف المخططة والفعلية والمثيلة بالفترات السابقة وتحليل أسباب التغير وطرق علاجه ورفع التوصيات اللازمة.
(ج) إعداد قوائم الدخل لمناطق الهيئة محللة حسب الخدمات والأعمال التي تؤدي بها.
(د) توفير البيانات التحليلية اللازمة لإعداد الموازنات التخطيطية الجارية الاستثمارية.
(هـ) الرقابة على عناصر التكاليف وتقييم أداء مراكز النشاط بالمناطق بمقارنة التكاليف الفعالية بالتكاليف المخططة.
(و) إعداد الدراسات والتقارير الدورية وإخطار المناطق والجهات المعنية بها.
(ز) إعداد التقرير السنوي لتحليل تكاليف الخدمات ورفعه إلى السلطات الإدارية العليا بالهيئة بالإضافة إلى إخطار المناطق به والرد على الملاحظات والاستفسارات التي ترد بشأنه.
(ح) إعداد أي تقارير أخرى تطلبها إدارة الهيئة.
المادة 100
تعد الإدارات المالية والوحدات الحسابية بالمناطق البيان الشهري وحركة الحسابات الممسوكة بها على النماذج المعدة لذلك والمستخرجة من خلال المجموعة الدفترية المساعدة الممسوكة بمعرفتها على أن تبين تلك النماذج:
1- الحركة الشهرية للحسابات (مدين ودائن) والمجموع التراكمي للحساب (مدين ودائن) ثم رصيد الحساب.
2- قوائم التكاليف الشهرية لعناصر التكاليف لمركز النشاط (المكتب) على مستوى مراقبات التكاليف.
3- صورة من إشعارات الخصم والإضافة ومذكرات التسوية الشهرية للحسابات البنكية.
4- بيان بحركة المخزون الشهري.
5- محاضر جرد الخزن والمخازن في نهاية عمل اليوم الأخير من الفترة المالية.
6- كشف تحليلي للديون المشكوك في تحصيلها والمخصصات المكونة لمواجهتها وكذا المخصصات الأخرى.
7- كشف بواقي السلف المؤقتة والمستديمة إن وجدت، مع بيان أسباب ذلك.
8- كشف تحليلي بمفردات الحسابات المدينة والدائنة والتي تزيد على ألف جنيه.
9- أية بيانات أو قوائم أخرى تطلبها إدارة الهيئة على أن توافي بها رئاسة القطاع المالي قبل اليوم العاشر من الشهر التالي لشهر الحساب.
المادة 101
يقدم رئيس مجلس الإدارة إلى مجلس الإدارة كل ثلاثة أشهر تقريراً مالياً زمنياً موضحاً به الاستخدامات والموارد الفعلية مقارناً بالتقديرات المعتمدة مع بيان ما تم من أداء حسب برامج العمل الموضوعة عن الثلاثة أشهر السابقة.
المادة 102
على الهيئة إقفال حساباتها وإعداد مراكزها المالية في نهاية العام المالي وإحالتها لوزارة المالية والجهاز المركزي للمحاسبات للمراجعة خلال الأجل المحدد لها قانوناً وللهيئة الرد على تقارير الجهاز سالفة الذكر مع عرض تلك الحسابات الختامية في صورتها النهائية على مجلس إدارة الهيئة بحضور ممثلي الجهاز المركزي للمحاسبات.